Ofis Sekreteri

Retorya Danışmanlık

İş Tanımı:
Mesai saatleri içerisinde gelen aramaların cevaplandırılması ve seans süresi, değerlendirme ücreti, seansların işleyişi hakkında bilgi verilmesi,
Gerekliyse yol tarifi yapılması,
Kurumun fiziksel düzenini sağlama,
Kullanılan materyalleri yerine yerleştirme,
Oyun odasını düzenli şekilde tutma,
Gelen danışanların karşılanması,
Çay ya da kahve isteyen danışanlara çay, kahve servisinin yapılması,
Kurumu kullanan tüm uzmanların danışan takibinin yapılması,
Programların oluşturulması ve ilgili uzmana en geç bir gün öncesinden programın e-posta yoluyla bildirilmesi,
Oluşan programa göre danışan dosyalarının uzmanların odalarına konulması,
Seanslar bittiğinde aktif danışanlar klasörüne geri kaldırılması,
Danışanlara ev ödevi olarak verilen basılı materyallerin fotokopisinin çekilmesi ve danışanlara verilmesi,
Kurumda kullanılan sarf malzemelerinin takibinin yapılması,
Azaldığında sipariş verilmesi ve yerlerine konulması (kağıt, peçete, pil, toner vb.),
Seanslarda alınan ücretlerin o günkü seans sayısı ve isimleriyle birlikte rapor edilmesi,
Kurum kasasının ve faturaların takibinin yapılması,
Ayrıca seans alan kişilerin bir Microsoft Excel dosyasında aldıkları seans sayısı ve tarihiyle birlikte tutulması ile ilgilenecek Ofis Sekreteri arayışımız bulunmaktadır.
Eğer olursa kuruma gelen küçük yaştaki çocukların yere su dökmek ya da herhangi bir şekilde kullanım alanlarını kirletmesi durumunda bunun temizlenmesi,
Diğer günlerde gün içinde biriken çöp, kullanılmış galoş vb. atıkların toparlanması ve atılması,
Kurumu kullanan uzmanların anlık olarak ihtiyaç duyduğu şeyler olursa bunların temin edilmesi ya da temini için stajyerlerin görevlendirilmesi,
Kuruma gelen stajyerlerin takibinin yapılması,
Kurumda seans alan kişi ve aileler konuşma güçlüğü olan ya da başka problemleri olan bireyler olduklarından onlara karşı büyük bir nezaketle ve sabırla davranılması,
Aramaların cevaplandırılması sırasında da arayan kişilere karşı aynı nezaketin gösterilmesi bu pozisyonun olmazsa olmazlarındandır.
Bu nedenle başvuracak adayların sabırlı ve danışanlara karşı her koşulda nezaketli şekilde davranabilecek kişiler olması gerekmektedir.
Belirli zamanlarda yapılan reklam faaliyetleri ve eğitsel faaliyetler sırasında görev alınması,
Örneğin kurum broşürlerini dağıtmak üzere okullara ya da doktor muayenehanelerine gidilmesi ile igilenecek Ofis Sekreteri arayışımız bulunmaktadır.
Aranan Nitelikler:
İyi düzeyde iletişim becerilerine sahip,
Danışanlara karşı her zaman için güler yüzlü ve sabırlı,
Temel düzeyde Microsoft Office programlarını kullanabilen,
Gelen telefonlarda sorulan soruların büyük bir nezaket ve hassasiyetle yanıtlayacak,
Danışanlardan alınan danışmanlık ücretlerinin takibinin yapılması ve hesabının tutulmasını sağlayacak,
Kurumda bulunan stajyerlerle alakadar olacak,
Kurumda çalışan uzmanlar arası koordinasyonu sağlayacak,
Kurumda çalışan uzmanların danışan takiplerinin ve günlük programlarının düzenlenip takibinin yapılması ile ilgilenecek adayların başvurularını bekliyoruz.